Şikayet yazarken nelere dikkat etmeliyim? (ŞİKAYET SÜRECİ)

Herhangi bir ürün veya hizmet hakkında şikayet yazarken dikkat edilmesi gereken hususlar;
-Yaşanılan sorun, şikayet formunda detaylı bir şekilde açıklanmalıdır.
Ürün/hizmetle ilgili sorun açık ve anlaşılır bir şekilde anlatılmalı, gereksiz ayrıntılar ve uzun cümlelerle konunun anlaşılmasına engel olunmamalıdır. Şikayet yazılırken çözüme dair beklentiler net bir şekilde belirtilmelidir.
-Şikayet, yazan kişi tarafından satın alınmış ürün/hizmetle ilgili olmalıdır. Şikayetvar Yayım Politikası gereği sadece ilgili kişinin satın aldığı ürün veya hizmetle ilgili yaşadığı soruna dair şikayet yazılabilir. Hiç kimse, başkasının yaşadığı bir sorunu veya satın almadığı bir ürün/hizmetle ilgili görüşlerini iletemez.
-Çözüme katkı sağlamayan, hakaret içeren, küfür vb. kelimeler kullanılmamalıdır.
-Telefon numarası, e-posta adresi gibi kişisel bilgiler şikayette belirtilmemelidir.
-Şikayetlerde, yalnızca bir firmadan bahsedilmelidir. Firmaların cevap hakkı doğacağından ve bir şikayete yalnızca tek bir firma cevap verebildiğinden, şikayetin içeriğinde birden fazla firma isminin geçmesine izin verilmemektedir.
-Benzer şekilde şikayet edilen firmayı farklı bir firma ile mukayase ederek diğer firmayı övücü nitelikte ifadeler kullanılmamalıdır. Bu tür ifadeler haksız rekabete yol açması nedeniyle Şikayetvar platformunda yer almasına izin verilmemektedir.
-Fatura, sipariş onayı gibi sorunu destekleyecek belgeleri şikayete de eklenmelidir. Şikayeti kanıtlayacak makbuz, sipariş onayı, markayla yazışmadan ekran görüntüleri vb. belgeler markanın şikayetle ilgili çözüm sunmasını kolaylaştırır. Şikayet formuna bu belgelerin fotoğraf veya video olarak yüklenmesiyle süreç hızlandırılabilir.
-Şikayetler göndermeden önce son bir kez okunup kontrol edilmelidir. Kızgınlıkla veya hızlıca yazarken bazı konular atlanmış veya yazım hataları yapılmış olabilir. Bunlar sorunun çözüm sürecini uzatabilir.
-Sorunla ilgili bir gelişme olduğunda şikayet güncellenmelidir.
Şikayet yayınlandıktan sonra yaşanılan sorunla ilgili bir gelişme olunca bu da platformda paylaşılabilir. Sorunla ilgili tekrar bir şikayet yazmadan, mevcut şikayet güncellenebilir. Böylece hem marka hem de diğer tüketiciler, şikayet süreciyle ilgili aşamaları görebilir.
– Şikayet, sosyal medyada paylaşılarak etkisi arttırılabilir.
Şikayet sayfasındaki Paylaş butonundan seçilen sosyal medya platformunda sorunlar daha fazla kişiye duyurulabilir. Destekçi arttırarak benzer sorunlar yaşayanlara ulaşılabilir. Marka da sorunla ilgili harekete geçmeye teşvik edilmiş olur.